A desmaterialização de processos que tomou conta do nosso dia a dia

Cada vez mais o mundo em que vivemos se desloca para o mundo digital, não é mesmo? Uma folha de papel e uma caneta são desnecessários para fazer anotações quando temos em mãos um smartphone ou um tablet. É fácil, ágil e economiza bastante espaço, já que em um pequeno gadget é suficiente para armazenar gigas ou até mesmo terabytes de conteúdo. Um outro exemplo são filmes e músicas que antes eram armazenados e reproduzidos através de mídias como Blue-ray e pen drives, mas hoje estão todos disponíveis através de serviços de streaming como o Netflix e o Spotify.

Indo mais além, temos a realidade virtual que aos poucos vai sendo inserida no nosso cotidiano. Quer uma prova disso? Hoje em dia, já temos suportes de papelão em formato de óculos que podem acoplar smarthphones para você assistir vídeos em 360º e experimentar a sensação de estar em outro lugar.

De fato, o mundo digital tomou conta da nossa rotina. Processos que antes eram realizados através de materiais físicos, hoje são realizados através de dispositivos eletrônicos. Seu relatório de trabalho não está mais em papel, mas em um arquivo .doc. Seus arquivos importantes não estão mais guardados em pastas empoeiradas, mas em pastas digitais do seu computador. O recado não está mais escrito à caneta no post-it, mas em algum gerenciador de notas do seu celular ou computador. A essa mudança damos o nome de desmaterialização de processos, que aos poucos vem tomando conta do meio corporativo.

Algumas empresas ainda insistem em adotar processos ultrapassados por falta de conhecimento, investimento ou interesse. O que eles não sabem é que aliar a tecnologia ao trabalho pode gerar economia de tempo, pessoal e dinheiro. O porquê disso é bastante claro: a tecnologia vem para facilitar nossas tarefas no dia-a-dia e também no trabalho. Basta saber definir a melhor escolha e saber usá-las. Veja agora algumas ferramentas que podem ajudar na sua rotina de trabalho:

Vídeos em conferência

Reuniões presenciais hoje ficaram bem menos frequentes com a popularização de softwares e algoritmos de sistemas operacionais voltados para chamadas em vídeo. Anteriormente, essa tecnologia era mais utilizada através de um computador ou notebook ligados a uma rede de internet fixa, mas com o avanço da tecnologia 4G em smarthphones, tablets e modens móveis, podemos conversar por vídeo com um ou mais clientes até mesmo andando nas ruas.

Com isso, ficou mais fácil fazer contato com clientes e colegas de trabalho dos mais diversos lugares sem ter que se deslocar para isso. Até porque alguns desses softwares, como o Skype, oferecem a possibilidade de compartilhamento de tela se usados a partir de um computador. Uma apresentação de projeto ou uma explicação prática no ambiente digital pode ser feita à distância sem nenhuma perda visual.

Arquivamento em nuvem

Algumas pessoas já disseram adeus à pen drives e HDs externos com a chegada de empresas que oferecem serviço de armazenamento em nuvem. Hoje, grandes nomes como Dropbox, Google Drive e iCloud oferecem um pequeno espaço gratuitamente, mas também existem planos pagos individuais e empresariais com diversas opções de espaço de armazenamento que podem se encaixar à sua necessidade.

A vantagem disso tudo é que você não precisa mais carregar seus arquivos importantes de um canto a outro ou guardá-los a sete chaves para não correr o risco de perdê-los ou danificá-los. Basta uma conexão à internet para acessar a plataforma de armazenamento para visualizar o arquivo armazenado ou fazer o seu download se quiser editá-lo ou compartilha-lo. Todavia, subir e baixar grandes quantidades de arquivos pesados, como vídeos e fotos, demanda uma conexão de internet com velocidade alta, o que não é realidade em alguns lugares.

Novo paradigma de captura inteligente de dados

Arquivar informações e documentos: eis uma tarefa que exige tempo e paciência. Não é por menos que ao entrar em grandes empresas, deparamo-nos com pilhas de papéis nas mesas, diversos tipos de softwares de gestão que não se comunicam entre si e documentos digitais soltos em pastas e mais pastas. Analisar, separar e armazenar toda essa informação é uma tarefa árdua que vai sendo deixada de lado até termos que as consultar e nos perdermos em meio à papelada ou frente à bagunça de arquivos digitais.

Mesmo com o processo de desmaterialização da gestão da informação, pesquisar, cruzar e armazenar informações presentes no meio digital ainda é um processo bastante desajustado. O benefício da captura inteligente de dados do CaptureDOC funciona de uma forma totalmente integrada com gadgets como computadores, smartphones e multifuncionais (Xerox é uma delas) e softwares de BackOffice, SharePoint, SAP, MS Dynamics e todos os ERPs do mercado. Não importa se a informação está impressa, em arquivos digitais ou em um dos softwares da empresa, o CaptureDOC faz a captura de todos os dados e os armazena em quaisquer classificações desejadas, ao mesmo tempo que deixa tudo disponível para qualquer pessoa que tenha acesso ao ERP da empresa. Isso tudo sem digitar absolutamente nada!

É assim que cada vez mais podemos utilizar a tecnologia a nosso favor no processo de desmaterialização e garantir que os resultados sejam atingidos com mais eficácia.

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